Политика конфиденциальности

Положение про обработку и защиту персональных данных в базах персональных данных

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения.
  2. Перечень баз персональных данных.
  3. Цель обработки персональных данных.
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных.
  5. Местонахождение базы персональных данных.
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.
  8. Права субъекта персональных данных.
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.
  10. Государственная регистрация базы персональных данных.

1. Общие понятия и сфера применения.

1.1. Определение терминов;

база персональных данных – именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо – определенное лицо, которое организовывает работу, связанную с защитой персональных данных про их обработку, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных – физическое или юридическое лицо, которой законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе, устанавливает состав этих данных и процедуру их обработки, если другое не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных – единственная государственная информационная система сбора, накопления и обработки ведомостей про зарегистрированные базы персональных данных;

общедоступные источники персональных данных – справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, которые содержат данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных.

Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных – любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления согласия на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки;

обезличивание персональных данных – изъятие ведомостей, которые дают возможность идентифицировать особу;

обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершенных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением ведомостей о лице;

персональные данные – ведомости или совокупность ведомостей о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицированным;

распорядитель базы персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные.

Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных доверено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных – физическое лицо, относительно которого, в соответствии с законом, осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо – любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных – персональные данные о расовом или этническом происхождении, политические, религиозные или мировоззренческие убеждения, членство в политических партиях и профессиональных союзах, а также – данные, которые касаются здоровья или половой жизни.

1.2. Данное Положение обязательное для применения ответственным лицом и сотрудниками компании, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных.

2.1. ООО «ВИВАТ Трейдинг» является владельцем следующих баз персональных данных: база персональных данных контрагенты.

3. Цель обработки персональных данных.

3.1. Целью обработки персональных данных в системе есть хранение и обслуживание персональных данных контрагентов, в соответствии со статьями 6,7 Закона Украины «О защите персональных данных».

3.2. Целью обработки персональных данных является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление/получение и осуществление расчетов за приобретенные товары/услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных.

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления согласия на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, который дает возможность идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, которые дают возможность идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно согласия на обработку его персональных данных целесообразно засвидетельствовать электронной подписью субъекта персональных данных.
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4. 2. Согласие субъекта персональных данных предоставляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.3. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, права, определенные Законом Украины «О защите персональных данных», цель сбора данных и лиц, которым предоставляются его персональные данные, осуществляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством

4.4. Обработка персональных данных о расовом и этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, которые касаются здоровья или половой жизни (особенные категории данных) запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных.

5.1. Указанные в главе 2 этого Положения базы персональных данных находится по адресу компании.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленным владельцу базы персональных данных на обработку этих данных или в соответствии к требованиям закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьей особе не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства относительно обеспечения исполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос относительно доступа (далее – запрос) к персональным данным владельца базы персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживание (местонахождение) и реквизиты документа, удостоверяющие физическое лицо, которое подает запрос (для физического лица – заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, которое подает запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, которое подтверждает запрос;
  • подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица – заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также другие ведомости, которые дают возможность идентифицировать физическое лицо, относительно которого осуществляется запрос;
  • ведомости о базе персональных данных, относительно которых подается запрос или ведомости о владельце или распорядителе этой базы;
  • перечень персональных данных, которые запрашиваются;
  • цель запроса.

6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления.

На протяжении этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, которое подает запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

Запрос удовлетворяется на протяжении тридцати календарных дней со дня его поступления, если другое не предусмотрено законом.

6.6. Все сотрудники владельца базы персональных данных обязаны придерживаться требований конфиденциальности относительно персональных данных и информации относительно счетов в ценных бумагах и обороте ценных бумаг.

6.7. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставленными на протяжении тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.8. Уведомление об отсрочке доводится до ведома третьего лица, которое подало запрос, в письменной форме с разъяснением порядка оспаривания такого решения.

6.9. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя или отчество должностного лица;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, на протяжении которого будет удовлетворен запрос.

6.10. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен в соответствии с законом.

6.11. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отказа.

6.12. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть оспорено в уполномоченном государственном органе по вопросам защиты персональных данных, других органах государственной власти и органах местного самоуправления, к полномочиям которых принадлежит осуществление защиты персональных данных или в суд.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.

7.1. Владелец базы персональных данных оборудован системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые препятствуют потерям, кражам, несанкционированному уничтожению, искажению, подделке, копированию информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при ее обработке в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязательства ответственного лица относительно организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуру доступа к персональным данным сотрудников в соответствии их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями;
  • обеспечить исполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля по соблюдению требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы относительно периодичности осуществления такого контроля;
  • уведомить Владельца базы персональных данных про факты нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных в сроки не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, которые подтверждают предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных и уведомления указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью исполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, которые хранятся в локальных вычислительных сетях и автономных и компьютерных системах;
  • принимать участие в обсуждении исполняемых ним обязательств организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения относительно улучшения деятельности и усовершенствования методов работы, подавать замечания и варианты устранения недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных (трудовых) обязательств обязаны придерживаться требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку, обязаны не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им было доверено или которые стали известны в связи с исполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действительно после прекращения ними деятельности, связанной с персональными данными кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку в случае нарушения ними требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных.

8.1. Субъект персональных данных имеют право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, ее назначение и наименование, местонахождение и/или место проживания (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение относительно получения этой информации уполномоченным лицам, которым передаются его персональные данные, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать информацию про условия предоставления доступа о персональных данных, в частности, информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональным данным, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позднее тридцати календарных дней с дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, сохраняются ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержания его персональных данных, которые хранятся;
  • предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять мотивированное требование относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, не предоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления ведомостей, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
  • использовать средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых ведомостей о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без обозначения цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос относительно доступа (далее – запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживание (местонахождение) и реквизиты документа, который удостоверяет лицо субъекта персональных данных;
  • другие ведомости, которые дают возможность идентифицировать лицо субъекта персональных данных;
  • ведомости о базе персональных данных, относительно которой подается запрос, или ведомости о владельце или распорядителе этой базы;
  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.4. Срок изучения опроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дне с дня его поступления.

9.5. На протяжении этого срока владелец базы персональных данных доводит до ведома субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.6. Запрос удовлетворяется на протяжении тридцати календарных дней со дня его поступления, если другое не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных.

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».

Поделиться: